Ben jij gevraagd om ceremoniemeester te zijn? En heb je volmondig ja gezegd, maar heb je dat nooit eerder gedaan? Dan helpen wij je hier verder met informatie over wat dat nou precies inhoudt en wat je taken zijn. Een speciaal artikel voor jou als jij de ceremoniemeester bent.
Vertrouwen
Het begint allemaal met het vertrouwen dat het bruidspaar in jou heeft uitgesproken door voor jou te kiezen en het goede verloop van de mooiste dag van hun leven aan jou over te laten. Natuurlijk werken jullie in de aanloop daar naartoe nauw met elkaar samen. Maar op de dag zelf komt het op jou neer. Daarom is het naast vertrouwen heel erg belangrijk dat jij precies weet wat het bruidspaar wil. Wat zijn hun wensen en wat wordt er allemaal van jou verwacht?
Jouw basis: het draaiboek
Natuurlijk ken je op de dag zelf het hele tijdschema uit je hoofd. Weet je precies wat er allemaal gaat gebeuren en wat jij moet doen. Dat komt omdat jij zelf de laatste hand aan het draaiboek hebt gelegd. Onvoorziene omstandigheden zijn er echter ook en gasten doen vaak een beroep op je. Ben je het even kwijt? Geen nood, want je hebt je draaiboek bij je: jouw basis voor een vlot verloop van een strak georganiseerde trouwdag. Besteed daarom veel aandacht aan een goed, praktisch en compleet draaiboek. Jouw steun en toeverlaat voor als het even spannend wordt.
Opzet draaiboek
In het draaiboek staat de gehele trouwdag van minuut tot minuut omschreven. Inclusief de locaties, fotomomenten, de leveranciers en professionals (met hun contactgegevens), het tussenliggende vervoer, wie waarvoor verantwoordelijk is en wie je direct moet kunnen bereiken in geval van vertraging of andere problemen. Handig is om achterin het draaiboek ook de presentielijst van de gasten (met hun 06-nummers) en de schriftelijke bevestigingen en contracten van locaties en leveranciers bij elkaar te hebben. Hoe vervelend ook, er kan altijd iets gebeuren waardoor jij handelend moet optreden, plooien moet gladstrijken en ervoor moet zorgen dat het feest doorgaat. Bedenk dat op dat soort momenten alle ogen op jou als ceremoniemeester zijn gericht en dat iedereen verwacht dat jij het probleem oplost. Neem daarom in het draaiboek een ‘plan B’ op als escape, evenals noodnummers van politie, brandweer en medische hulp. Zo ben je ook een serieus probleem de baas. Bereid je op dergelijke situaties voor door een risicoanalyse met vragen en antwoorden bij calamiteiten op te nemen
Gastencontact
Vanaf het moment dat de uitnodigingskaarten bij de gasten in de bus vallen ben jij bij hen bekend als ceremoniemeester en contactpersoon, samen met je contactgegevens. Zij kunnen bij jou terecht om zich aan te melden, vragen te stellen of mededelingen te doen. Heb je er behoefte aan om je verder aan de gasten voor te stellen dan is het een goed idee om een apart briefje of een leuke kaart met de uitnodigingskaart mee te sturen.Stay in control
Vlak voor de trouwdag ben jij degene die aan de knoppen draait. Het bruidspaar komt daar niet of nauwelijks meer aan toe. Trek dus de controle naar je toe, doe een laatste telefonische check bij alle betrokken locaties, leveranciers en professionals en zorg ervoor dat alles en iedereen op scherp staat om er samen met jou een fantastische, strak georganiseerde trouwdag van te maken. Stuur iedereen ook nog even de laatste editie van het draaiboek toe.
De trouwdag
Op de grote dag ben jij al vroeg aanwezig op de locatie(s), laat je jouw gezicht overal zien en stel je jezelf voor zodat iedereen (inclusief het bedienend personeel) weet wie je bent. Een bescheiden badge met je naam en titel is handig voor gasten, leveranciers en medewerkers om te weten dat ze bij vragen bij jou moeten zijn. Verder ben jij de hele dag in de nabijheid van het bruidspaar en de gasten en ben je erop gericht om iedereen een heerlijke, zorgeloze dag te bezorgen. Tussendoor communiceer je met de locatie(s), leveranciers en professionals als eindverantwoordelijke voor een probleemloos verloop van de bruiloft.
Dankbaar en verplichtend werk
Het zal je duidelijk zijn: ceremoniemeester zijn is dankbaar en verplichtend werk. Dankbaar omdat het je een kick geeft als de dag voor het bruidspaar en hun gasten vlekkeloos is verlopen. Op tijd, zonder problemen en geheel volgens het draaiboek. Verplichtend is het echter ook: het bruidspaar heeft jou immers hun vertrouwen gegeven om van hun mooiste dag ook een geslaagde dag te maken. Wat er ook bij hoort is de niet geringe hoeveelheid tijd en toewijding die jij in je taak hebt gestoken. Word jij gevraagd om als ceremoniemeester op te treden, lees dan het bovenstaande nog eens goed door voordat je ja zegt. En bedenk dat als je ja zegt tegen het bruidspaar, je dat ook doet tegen alle verplichtingen en verantwoordelijkheden die bij het ceremoniemeesterschap horen. Te beginnen met 100% betrokkenheid. Durf je het niet aan of heb je geen tijd, wees daar dan eerlijk en oprecht over.
Geschreven door Pim Kisjes
